總務行政管理
企業各部門最無聲的夥伴、企業部門與部門間的潤滑劑
■總務與行政之間的關係
行政乃是支援組織各項任務，而總務工作更是作為行政的後盾。
■行政總務工作之需求
1.社會新鮮人十大應徵職務排行榜的榜首。
2.整體來說是否國內企業有著大量的行政總務人力需求呢？答案可能是有點不樂觀的，因此，在如此的供需不均衡的狀況下，有不少人想要投入卻鍛羽而歸。
3.所以應更要對總務行政管理有所認知，增加自己服務廣度與優勢。
■總務行政工作職能及工作上的個人特質
1.誠信正直
通常只要是維持公司營運用途的用品，都歸納在行政總務的管轄，因此這方面的採購責任也多會落在行政總務的頭上，而在規模不大的企業中，人事與薪資作業也常會包含在工作範圍中。牽涉到採購支出、薪資作業的話，主事者的個人操守就很重要，必須為人誠實，講信用，且言行一致，不貪污，不結黨營私，不花天酒地，不假公濟私，不收取回扣，不挪用公款。
2.解決問題
針對各部門提出的支援需求與問題，要能夠確認需求、釐清問題，為同仁尋求適當的解決方案，進而有效地加以執行。主動找出為公司節省能源、成本的方法，創造工作價值。
3.溝通協調
在既有的預算下，各個部門提出的支援需求不一定都能獲得滿足，總務行政人員此時就要去做整合與溝通，協調出資源分配的最佳方案。所以，應該具備良好的口語、書面溝通能力與簡報以及談判技巧，具說服力且能尊重他人，包容與整合不同意見。
4.工作熱忱
屬於支援單位的行政總務要能夠抱持著工作熱誠，認真、勤快，任勞任怨，學習在瑣事中建立自己在工作上的價值，成為前線單位最大的支援後盾。
5.遵守規定
對於公司辦公室資產管理的規章制度、作業規範、工作手冊、與上級指示等，能夠仔細研讀與確實遵守，如有疑問，亦能勇於反映與提供建議。
6.計畫組織
為了讓維持公司營運的用品不虞匱乏，行政總務人員要能設定並掌握所有用品的安全存量，適時的補充。另外，舉凡像是辦公室配置與遷移等大型專案，必須能做明確具體地擬定工作計劃、行動步驟（流程圖），以及工作進度等，且能有效地整合與運用各項資源，認真地執行，以達成預定的工作目標。
■總務行政之工作技能（人力資源、採購管理、品質管理、軟體應用、語言能力）
1.專業能力
行政人員：人力資源管理、績效考核、薪酬與勞動法令等。
總務人員：庫存管理、盤點作業、品質管理、採購作業與相關法律知識…等都是相
當重要的專業能力。
2.語言能力
行政總務的求才職缺中，英語能力要求普通以上的比例為44%，略懂則為52%，顯示
出一般對行政總務的語文要求不算太高。
3.電腦應用能力
對行政總務來說，文件編輯、報表製作、收發Email連絡事項等等是例行的事務。
■總務行政之服務理念
誠實、踏實、學習、主動、敬業、團隊
■ 總務行政之重要性
1.企業的永續經營。
2.總務降低成本。
3.提升競爭力。
4.建立良好形象。
5.培育企業人才。
6.團隊之整合。
■總務行政管理工作實務
1.應有的觀念與任務：服務理念與敬業工作態度、推動降低成本與績效管理。
2.部門目標管理：制訂方針與年度計劃、制定制度與作業流程。
