會議整備

最大的敗筆-會而不議、議而不決、決而不行

 

一、會議定義：

 三人以上為某一特定目的之聚會。

二、會議目的：

發現問題、解決問題、資訊交流、組織調整。

三、會議內容：

策劃、對策、決議、傳達、調整。

四、會議種類：

協調會、檢討會、業務會議、發表會、專案會議。

五、會議整備原則：會議整備日程依實際現況調整、

合併執行。

（一）會議十五日前：（確認）

 1.會議屬性2.會議召開目的3.會議前置整備時間4.會

議召開時間

 

（二）會議十日前：（釐定）

 1.會議地點2.會議主持人司儀及紀錄3.會議聯絡人4.與

會出列席人員5.會議名稱6.會議召開程序7.會議提報事

項8.會議討論事項9.臨時動議10.核判設定

 

（三）會議七日前：（執行）

1.寄發開會通知2.會場佈置規劃3.會議資料蒐集與彙整

 

（四）會議三日前：（整備）

1.確認出席2.出席費請領3.報到處設置4.指引牌設置5.

座次安排與製作座次牌6.簽到簿製作7.茶水餐點準備8.

會議資料整備9.音響及麥克風整備10.照相機整備11.

文具及電腦及單槍

 

（五）會議當日：（執行）

 1.引導報到及簽名2.領取出席相關費用3.會議開始4.

恭請主席與貴賓5.議程6.茶水與餐點供應7.紀錄與攝

影8.散會

 

（六）會議結束後五日內：（管制執行）

1.會議經費結算2.會議紀錄發送3.決議事項管制執行

4.追蹤及查考5.下次會議工作提報整備

 

六、會議基本程序：

報到、主席致詞、承辦單位報告、討論、臨時動議、

主席指裁示、散會

七、會議通知單（基本內容）：

全銜、受文者、發文日期、發文字號、速別、密等及

解密條件或保密期限、附件（議程、討論事項）、開

會事由、開會時間、開會地點、主持人、聯絡人及電

話、出席者、列席者、副本、備註

八、會議紀錄（基本內容）：

會議名稱、時間、地點、主持人、紀錄、出列席人員

出席情況、主席致詞、承辦單位報告、討論事項（議

題、出列席人員意見、決議）、主席指示、散會。

■不可不知的事：

（一）會議必須事前確認研議事項，並在會議前交付

會議出席人員準備或知悉。

（二）會議各討論事項，必須透過會議規則執行決議。

（三）各決議事項，應確實交付執行，並管制執行成效。

（四）會議應確實依會議程序（時間）執行，儘可能不

可冗長。

（五）為確保會議順利執行，各項議程是可設定及引導

（主席主持、引言人發言整備….）